Eva Goldbach: Erlass zur Aktenführung in den Dienststellen des Landes Hessen

Sehr geehrte Frau Präsidentin, liebe Kolleginnen und Kollegen, meine Damen und Herren, liebe Akten! Heute also befassen wir uns mit der Aktenführung in den Dienststellen des Landes Hessen. Wir haben eine umfangreiche und umfassende Antwort auf alle 42 Fragen der Antragstellerin vorliegen, und eines kann man vorneweg feststellen: Anders als beim übermäßigen Konsum von fruchtzuckerhaltigen Lebensmitteln führt die Einführung der elektronischen Akten nicht zu gesundheitlichen Schäden.

(Beifall bei dem BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN und bei Abgeordneten der CDU – Zurufe von der SPD – Gegenrufe von dem BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN und der CDU – Glockenzeichen der Präsidentin)

Die Antragstellerin hat uns bisher mit Anfragen zu Gefahren durch Lebensmittelverpackungen aus Kunststoff, dem Aktionsplan für mehr ökologischen Landbau in Hessen, der EU-Lebensmittelinformationsverordnung, der Rinderkrankheit Paratuberkulose, Energieversorgung bei Armut, Schlachtung tragender Rinder, Green-IT, Herkunft von Kinderspielzeug und den gesundheitlichen Risiken beim Verzehr fruchtzuckerhaltiger Lebensmittel beschäftigt. Nun: Sämtliche Sorgen und Befürchtungen den Verbraucherschutz betreffend scheinen nach der Beantwortung dieser anderen Anfragen ausgeräumt. Das freut uns.

Sie wundern sich vielleicht, warum ich das hier aufführe. Ich veranschauliche die sorgfältige Aktenführung des Landtags. Mit einer einfachen Suchanfrage konnte ich sämtliche mündlichen Kleinen und Großen Anfragen der Antragstellerin heraussuchen und die zugehörigen Dokumente lesen.

(Zuruf des Abg. Norbert Schmitt (SPD) –Zuruf des Abg. Timon Gremmels (SPD) – Gegenrufe von dem BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN und der CDU – Glockenzeichen der Präsidentin)

Als Ergebnis der Suchanfrage bekam ich 14 Seiten mit sämtlichen Anfragen – über eine einfache Suchfunktion. Die SPD hat heute Morgen freundlich Fleißpunkte an die GRÜNEN verteilt. Das möchte ich gern sehr zugewandt zurückgeben; denn auch dafür sollte es einen Fleißpunkt geben.

(Präsident Norbert Kartmann übernimmt den Vorsitz.)

Meine Veranschaulichung dient nur dazu, zu zeigen, wozu Aktenführung wichtig ist, denn auch das ist eine Aktenführung.

(Beifall bei dem BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN und bei Abgeordneten der CDU – Zuruf des Abg. Norbert Schmitt (SPD) – Lebhafte Zurufe des Abg. Timon Gremmels –Zuruf des Ministers Stefan Grüttner)

Präsident Norbert Kartmann:

Meine Damen und Herren, Frau Goldbach hat eine gute Stimme, und sie wird sich durchsetzen. Bitte schön.

Eva Goldbach:

Ich veranschauliche gerade, wozu eine konsistente, nachvollziehbare und revisionssichere Aktenführung notwendig ist.

(Zuruf des Abg. Norbert Schmitt (SPD))

Sie ist genau dafür notwendig, dass nämlich sämtliche Dokumente, die erstellt werden und in Verwaltungen wichtig sind, auch in der Landtagsverwaltung, so abgelegt sind, dass man sie jederzeit abrufen und lesen kann – vollständig, nachvollziehbar und konsistent.

Wir entnehmen der Anfrage, dass die hessischen Dienststellen auf dem Weg zu einer vollständigen elektronischen Aktenführung sind. In vielen Ressorts wird das DMS schon genutzt. Frau Löber hat eben sehr schön dargestellt, was das Dokumentenmanagementsystem ist. Seine Kernfunktion ist die Abbildung der elektronischen Aktenführung und der Vorgangsbearbeitung. Der Aktenführungserlass, von dem die Rede ist, regelt eben diese Aktenführung.

Die Änderung im Jahr 2012 ergab sich dadurch, dass die elektronischen Akten eingeführt wurden und diese Entwicklung beständig vorangeht. Frau Löber hat auch sehr schön dargestellt, dass es tatsächlich um grundrechtliche Pflichten geht. Ich stimme mit Ihnen völlig überein, dass dies eine sehr wichtige Sache ist, nämlich rechtsstaatliche Aktenführung, Kontrollfunktion und der Verwaltungsvollzug. Der Erlass, von dem Sie gesprochen haben, soll nun eine Klarstellung schaffen, um Rechtsunsicherheiten zu begegnen und zu vermeiden, die in der Verwaltungspraxis bestehen oder sich ergeben.

Wir haben aufgrund der Antworten auf die Fragen gesehen, dass sich in manchen Bereichen noch Probleme ergeben haben. Auch darauf möchte ich noch kurz eingehen. Es gab einen Prüfungsabbruch, nämlich im Bereich des Hessischen Ministeriums der Finanzen. Der Unterausschuss für Finanzcontrolling und Verwaltungssteuerung wurde darüber informiert. Der Ausschuss hat dann einen Beschluss gefasst, nämlich dass die entsprechende Prüfung innerhalb der nächsten zwei Jahre zu wiederholen ist.

Es gab andere Probleme. Dazu möchte ich nur beispielhaft ausführen, dass aktenrelevante Dokumente nicht in revisionssicheren Bereichen abgelegt wurden, beispielsweise nur in irgendwelchen Outlook-Postfächern. Es hat sich deutlich gezeigt – auch das hat Frau Löber sehr schön dargestellt –, dass es bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern noch Schulungsbedarf gibt. Es gab auch einen Fall in einem untergeordneten Bereich des HMUELV; eine Staatsdomäne im Bereich Landwirtschaft hat die Akten nicht nach dem Erlass geführt, sondern nach der Praxis kaufmännischer Buchführung in landwirtschaftlichen Betrieben.

Manche Ressorts haben im Gegensatz dazu sogar zusätzliche Regelungen erlassen. Unter anderem ging es darum, die Aktenführung benutzerfreundlicher zu machen, denn Akten ergeben nur dann einen Sinn, wenn sie auch zu nutzen sind, wenn man auf sie zugreifen, wenn man sie finden und lesen kann. Alle Ressorts haben auf die festgestellten Probleme reagiert und Lösungs- und Verbesserungsvorschläge gemacht – auch das haben sie sehr schön dargestellt –: hausintere Seminare, Schulungen; es wurden neue Dienstanweisungen erlassen zur Schriftguterfassung. Darüber hinaus gab es Hauserlasse und Richtlinien zu der Aktenführung. Ich fasse zusammen: Die Aktenführung ist noch nicht perfekt. Aber die Probleme wurden erkannt.

(Zuruf des Abg. Norbert Schmitt (SPD))

Es wurden auch konkrete Maßnahmen zur Verbesserung ergriffen. Wir freuen uns, dass sich Frau Löber nicht nur um Verbraucherinnen und Verbraucher kümmert, sondern auch um Akten. Ebenso freut es uns, dass die Aktenführung in den Dienststellen des Landes Hessen auf einem guten Weg hin zur vollständigen digitalen Erfassung ist.

(Beifall bei dem BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN und der CDU –Zuruf der Abg. Angelika Löber (SPD))